MSP-Tech-Stack richtig aufbauen – Was zählt wirklich?

Managed Service Provider (MSP) müssen heute eine Vielzahl an IT-Services effizient und skalierbar bereitstellen. Der richtige MSP-Stack ist dabei entscheidend für den Erfolg – er sorgt für produktive Teams, eingehaltene Sicherheitsstandards und ein verlässliches Serviceerlebnis.

Fehler bei der Auswahl und Kombination der MSP-Tools führen schnell zu Ineffizienz und Frustration, was im schlimmsten Fall den Verlust von Kunden zur Folge hat. Schlechte Integration, unübersichtliche Prozesse und fehlende Skalierbarkeit sind häufige, aber vermeidbare Stolpersteine.

In diesem Beitrag zeigen wir, worauf es beim Aufbau eines belastbaren MSP-Stacks ankommt. Wir erläutern zentrale Software-Bewertungskriterien, geben Dos & Don’ts sowie praktische Empfehlungen, wie Sie den Tech-Stack strategisch optimieren, um auch zukünftig den Anforderungen gerecht zu werden.

Was umfasst ein moderner MSP-Tech-Stack?

Ein MSP-Tech-Stack umfasst alle Tools und Systeme, die ein Managed Service Provider benötigt, um seine Dienstleistungen effizient zu erbringen. Typische Bestandteile sind:

• RMM (Remote Monitoring and Management): Ermöglicht die Überwachung und Wartung von IT-Infrastrukturen.
• PSA (Professional Services Automation): Unterstützt bei Ticketing, Projektmanagement und Abrechnung.
• Sicherheitslösungen: Endpoint Protection und Patch-Management, um die Systeme zu sichern.
• Backup- und Disaster-Recovery: Gewährleisten die schnelle Wiederherstellung von Daten im Falle eines Ausfalls.
• Dokumentation & Wissensmanagement: Eine zentrale Anlaufstelle für technische und betriebliche Informationen.

Startups verwenden oft eine kompakte Version dieses Stacks, während etablierte MSPs eine breitere Lösung mit zusätzlichen Tools zur Skalierung anbieten.

Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl von MSP-Software  

Die Auswahl der richtigen Software für den MSP Stack ist entscheidend, um reibungslose Abläufe und höchste Servicequalität sicherzustellen. Es gibt eine Vielzahl an MSP Tools, aber nicht jedes passt zu den individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Damit Sie die richtigen Entscheidungen treffen, sollten Sie einige zentrale Software Bewertungskriterien berücksichtigen.

Integration & API-Fähigkeit  

Ein MSP Stack besteht in der Regel aus mehreren unterschiedlichen Tools. Diese müssen miteinander kommunizieren können, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Achten Sie darauf, dass Ihre Tools offene Schnittstellen (APIs) bieten, um Integrationsprobleme zu vermeiden. Eine gute API-Fähigkeit sorgt dafür, dass Ihre verschiedenen Systeme und Anwendungen nahtlos zusammenarbeiten.

Benutzerfreundlichkeit und Support  

Komplexe Tools können anfänglich vielversprechend wirken, aber der Schulungsaufwand kann erheblich sein. Achten Sie darauf, dass die MSP Software benutzerfreundlich ist, damit Ihr Team schnell und effektiv arbeiten kann. Ein gutes Tool ist intuitiv bedienbar und erfordert nur minimalen Aufwand für Schulungen und Einarbeitung. Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass der Anbieter einen zuverlässigen Support bietet, der bei Problemen schnell zur Verfügung steht.  

Skalierbarkeit & Flexibilität  

Ein wachsendes Unternehmen braucht Lösungen, die mit ihm wachsen. Die Software sollte also nicht nur für den aktuellen Stand Ihres Unternehmens geeignet sein, sondern auch zukünftige Erweiterungen problemlos ermöglichen. Überlegen Sie sich, ob die Tools auch in den nächsten Jahren Ihre Anforderungen abdecken können. Achten Sie darauf, dass die Tools nicht nur skalierbar sind, sondern auch langfristig weiterentwickelt werden.

Kundenerlebnis & Reporting

Die Software sollte nicht nur für das interne Team, sondern auch für Ihre Kunden ein positives Erlebnis bieten. Ein transparentes Reporting und die Möglichkeit für Ihre Kunden, den Servicestatus nachzuvollziehen, erhöhen das Vertrauen. Detaillierte Berichte und Dashboards können Ihnen helfen, Probleme frühzeitig zu identifizieren und Maßnahmen schnell umzusetzen.

Sicherheit & Compliance

Im IT-Bereich ist Sicherheit ein absolutes Muss. Die Tools sollten den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen und alle relevanten Compliance-Vorgaben wie DSGVO oder SOC 2 erfüllen. Funktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und verschlüsselte Datenübertragung sollten selbstverständlich sein.

Dos & Don’ts beim Aufbau eines MSP-Tech-Stacks  

Der Aufbau eines MSP Stacks ist ein strategischer Prozess, bei dem es einige wichtige Aspekte zu beachten gibt. Einige Fehler können zu ineffizienten Arbeitsabläufen und unzufriedenen Kunden führen, während die richtigen Entscheidungen langfristig für einen reibungsloseren Betrieb sorgen.

Do: Mit dem Kern beginnen und dann ergänzen

Wenn Sie mit dem Aufbau Ihres Tech-Stacks beginnen, starten Sie mit den wichtigsten Kernsystemen wie RMM (Remote Monitoring and Management) und PSA (Professional Services Automation). Diese bilden die Grundlage für Ihre täglichen Betriebsabläufe und müssen zuverlässig und effizient arbeiten. Alles Weitere können Sie später nach Bedarf ergänzen, zum Beispiel durch zusätzliche Sicherheits- und Backup-Lösungen.

Do: Langfristig denken – nicht nur an den günstigsten Anbieter

Kosten sind ein wichtiger Faktor, aber der günstigste Anbieter ist nicht immer der beste. Setzen Sie auf Lösungen, die langfristig skalierbar sind und Ihnen Flexibilität bei zukünftigen Anforderungen bieten. Achten Sie darauf, dass die Tools eine langfristige Roadmap haben und kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Don’t: Tool-Silos ohne zentrale Steuerung

Es ist verlockend, verschiedene Tools auszuprobieren, die für einzelne Aufgaben gut funktionieren. Doch häufig führt dies zu sogenannten Tool-Silos – Insellösungen, die nicht miteinander kommunizieren und den Gesamtworkflow behindern. Achten Sie darauf, dass Ihr Stack gut integriert ist und es eine zentrale Steuerung gibt, die die verschiedenen Tools miteinander verbindet.

Don’t: Zu viele Tools mit überlappenden Funktionen

Ein häufiges Problem im Aufbau eines MSP Tech Stacks ist die Verwendung von zu vielen Tools, die ähnliche oder sogar dieselben Funktionen bieten. Dies führt nicht nur zu Verwirrung und Mehraufwand für das Team, sondern auch zu unnötigen Kosten. Achten Sie darauf, dass jedes Tool eine klare Funktion hat und keine redundanten Aufgaben übernimmt.

Bonus: MVP-Ansatz für neue MSPs

Für neue MSPs ist es ratsam, mit einem minimalen, aber funktionalen Set von Tools zu starten. Der sogenannte „Minimum Viable Product“-Ansatz (MVP) ermöglicht es, mit wenigen, aber effizienten Lösungen zu beginnen und den Stack im Laufe der Zeit nach Bedarf auszubauen. So bleibt der Start flexibel und skalierbar.

Der typische Tech-Stack eines MSPs im Überblick  

Ein gut strukturierter MSP-Tech-Stack ist der Schlüssel zu effizienten Abläufen und einer exzellenten Servicequalität. Je nach Unternehmensgröße und -strategie variiert der Stack, doch es gibt eine Reihe von grundlegenden Komponenten, die jeder MSP in seiner Infrastruktur benötigt. Hier ein Überblick über die typischen Tools und Systeme, die in einem modernen MSP-Stack nicht fehlen dürfen:

RMM (Remote Monitoring & Management)  

Ein RMM-Tool ist das Herzstück eines jeden MSPs. Es ermöglicht die zentrale Überwachung und Wartung der IT-Infrastruktur Ihrer Kunden. Mit einem RMM-Tool lassen sich Probleme frühzeitig erkennen, bevor sie zu Ausfällen führen. Es erlaubt eine effiziente Verwaltung und Automatisierung vieler IT-Prozesse, wie Patch-Management und Systemdiagnose.

PSA (Professional Services Automation)  

PSA-Tools bieten eine zentrale Lösung für das Ticketing, Projektmanagement und die Abrechnung von Serviceleistungen. Sie vereinfachen die tägliche Arbeit, indem sie die Verwaltung von Aufträgen, die Nachverfolgung von Arbeitszeiten und die automatische Fakturierung ermöglichen. Ein gutes PSA-System stellt sicher, dass keine Kundenanfrage verloren geht und jeder Prozess effizient abgewickelt wird.

Dokumentation & Wissensdatenbanken  

Eine gut gepflegte Dokumentation und ein umfassendes Wissensmanagement sind unerlässlich, um Support-Anfragen schnell und präzise zu bearbeiten. Tools zur Dokumentation ermöglichen es, sowohl technische als auch betriebliche Informationen für das gesamte Team zugänglich zu machen. Sie helfen dabei, bewährte Lösungen zu speichern und Fehlerquellen schneller zu identifizieren.

Endpoint Security, Antivirus, Patch-Management  

Sicherheitslösungen für Endgeräte sind ein Muss, um die Daten Ihrer Kunden zu schützen. Zu diesen Tools gehören Antivirus-Software, EDR (Endpoint Detection and Response) und Lösungen für das Patch-Management. Ein umfassendes Sicherheitsportfolio stellt sicher, dass alle Geräte regelmäßig aktualisiert und gegen Bedrohungen abgesichert werden. N‑able bietet unter anderem EDR-Software und MDR-Lösungen, die den modernen Sicherheitsanforderungen gerecht werden.

Backup & Disaster Recovery  

Datenverlust oder Ausfälle sind katastrophal für jedes Unternehmen. Daher sind zuverlässige Backup- und Disaster-Recovery-Lösungen unverzichtbar. Diese Tools ermöglichen es, Daten schnell wiederherzustellen und Systeme im Falle eines Ausfalls schnell wieder in Betrieb zu nehmen. Lösungen wie Cove Data Protection bieten effiziente und skalierbare Backup-Lösungen.

Kundensupport & Ticketing-Tools  

Ein robustes Ticketing-System stellt sicher, dass Support-Anfragen effizient bearbeitet werden. Es bietet eine zentrale Anlaufstelle für alle Kundenanfragen und ermöglicht es dem Support-Team, Probleme nachzuverfolgen und den Lösungsprozess zu dokumentieren. Auch hier ist es wichtig, dass das Tool gut mit anderen Systemen im Tech-Stack integriert ist.

Optional: Billing, Lizenzmanagement, CRM

Für MSPs, die ein größeres Serviceangebot oder eine komplexere Kundenstruktur haben, können zusätzliche Tools sinnvoll sein. Billing-Systeme erleichtern die Fakturierung und das Management von wiederkehrenden Zahlungen. Lizenzmanagement-Tools stellen sicher, dass alle Softwarelizenzen korrekt verfolgt und verwaltet werden. Ein CRM-System unterstützt das Management von Kundenbeziehungen und die Pflege von Geschäftskontakten.

Der Auswahlprozess: Wie wählt man die richtigen Anbieter aus?

Die Auswahl der richtigen Anbieter für die einzelnen Tools im MSP-Tech-Stack ist ein kritischer Schritt, um die Effizienz und Qualität Ihrer Dienstleistungen sicherzustellen. Der Prozess erfordert sowohl eine detaillierte Analyse Ihrer aktuellen Bedürfnisse als auch eine vorausschauende Planung für zukünftige Anforderungen. Hier sind einige wichtige Schritte und Kriterien, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten:

1. Analyse der eigenen Serviceangebote und Kundenstruktur

Bevor Sie mit der Auswahl von Softwarelösungen beginnen, müssen Sie genau verstehen, welche Serviceangebote Sie Ihren Kunden machen möchten und welche spezifischen Anforderungen Ihre Kunden haben. Ein MSP, der vorwiegend kleine Unternehmen betreut, benötigt möglicherweise andere Tools als ein MSP, der Enterprise-Kunden bedient. Die Wahl der Software sollte daher immer auf Ihre Serviceausrichtung und Zielgruppe abgestimmt sein.

2. Anbieter-Demos und Free Trials nutzen

Nutzen Sie kostenlose Demos oder Testversionen der Software, um sicherzustellen, dass die Tools Ihren Anforderungen gerecht werden. In der Praxis zeigt sich oft erst, wie gut ein Tool in Ihrem Arbeitsumfeld funktioniert. Demos bieten eine großartige Möglichkeit, sich von der Benutzerfreundlichkeit und den tatsächlichen Funktionen zu überzeugen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

3. Anbieter-Referenzen und Bewertungen einholen

Feedback von anderen MSPs und Unternehmen, die die Software bereits nutzen, kann sehr hilfreich sein. Schauen Sie sich Online-Bewertungen und Erfahrungen in Fachforen oder auf Plattformen wie Reddit oder LinkedIn an. Bewertungen aus der Praxis geben Ihnen Einblicke in die Stärken und Schwächen der Software und helfen Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

4. Checkliste zur Anbieterbewertung

Erstellen Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Kriterien, die die Software erfüllen muss. Achten Sie dabei auf folgende Aspekte:

• Support: Bietet der Anbieter einen zuverlässigen Support, der bei Problemen schnell zur Verfügung steht?
• Roadmap: Hat der Anbieter eine klare Weiterentwicklungs-Roadmap, die zukünftige Anforderungen abdeckt?
• Integrationen: Lässt sich das Tool problemlos in andere Softwarelösungen integrieren?
• Preisgestaltung: Passt der Preis zur Funktionalität und den Vorteilen der Lösung?

5. Community-Feedback einholen

Neben den klassischen Referenzen können auch Fach-Communities wertvolle Insights liefern. Fragen Sie in Netzwerken wie Peer Groups oder Online-Foren nach den Erfahrungen anderer MSPs. Häufig können diese Tipps und Empfehlungen aus der Praxis sehr hilfreich sein, um die richtige Wahl zu treffen.

Empfehlungen für den MSP-Tech-Stack

Ein durchdachter MSP-Tech-Stack ist entscheidend für den Erfolg eines Managed Service Providers. Die Wahl der richtigen Tools beeinflusst die Effizienz, Servicequalität und langfristige Rentabilität. Ein klar strukturierter Stack hilft, schnell auf Kundenanforderungen zu reagieren und interne Prozesse zu optimieren.

Achten Sie darauf, dass die Tools sowohl funktional als auch strategisch sinnvoll in Ihre Unternehmensvision passen. Setzen Sie auf Skalierbarkeit, damit Ihr Stack mit den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt hält.

Tipp: Evaluieren Sie regelmäßig, ob Ihr Tech-Stack noch den besten Lösungen entspricht, und passen Sie ihn an neue Anforderungen an, um flexibel zu bleiben und stets auf dem neuesten Stand zu agieren.