Erfolgreiche Kalkulation von IT-Dienstleistungen: So bestimmen Sie die richtigen Preise

Die Kalkulation von IT-Dienstleistungen ist ein zentraler Bestandteil für den Erfolg eines Unternehmens in der IT-Branche. In einem Markt, der durch hohe Wettbewerbsintensität und Preisdruck geprägt ist, kann eine ungenaue oder falsche Preiskalkulation schnell zu gravierenden finanziellen und strategischen Problemen führen. IT-Services sind komplexe und oft sehr individuelle Dienstleistungen, die sich schwer standardisieren lassen. Fehler in der Kalkulation können nicht nur zu Margenverlusten führen, sondern auch das Image eines Unternehmens schädigen und es im Wettbewerb ins Hintertreffen geraten lassen. Der Einsatz von N‑sight RMM hilft dabei, IT-Dienste effizient zu überwachen, was die Kalkulation und Planung von Ressourcen optimiert.

Was umfasst die Kalkulation einer IT-Dienstleistung?  

Die Kalkulation einer IT-Dienstleistung besteht aus mehr als nur der Festlegung eines Stunden- oder Tagessatzes. Sie setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen, die sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten eines Unternehmens berücksichtigen. Eine wichtige Unterscheidung bei der Kalkulation ist die zwischen der Preiskalkulation und der Kostenkalkulation. Während die Preiskalkulation auf den Endpreis abzielt, den der Kunde zahlt, geht es bei der Kostenkalkulation um die tatsächlichen Ausgaben, die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind.

Die kalkulationsrelevanten Bestandteile umfassen:

• Direkte Kosten: Hierzu gehören Löhne der Mitarbeiter, die an einem Projekt beteiligt sind, die benötigten Projektressourcen sowie Lizenzkosten für Software und Tools.
• Indirekte Kosten: Diese beinhalten Verwaltungskosten, Infrastrukturkosten, Software-Tools und Schulungsmaßnahmen, die für den Betrieb notwendig sind.
• Risiko- und Pufferaufschläge: Für unvorhergesehene Schwierigkeiten und Projektverzögerungen sollten entsprechende Aufschläge eingeplant werden.
• Gewinnspanne & strategische Preispositionierung: Die Gewinnspanne ist entscheidend, um das Unternehmen profitabel zu führen und gleichzeitig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Je nach Geschäftsmodell können unterschiedliche Kalkulationsmethoden zum Tragen kommen. So unterscheidet sich die Kalkulation für Projektgeschäft, Managed Services und Retainer-Verträge, da bei diesen Modellen verschiedene Kostenstrukturen und Preismodellansätze erforderlich sind.

Einflussfaktoren auf die IT-Preiskalkulation  

Die Preiskalkulation von IT-Dienstleistungen wird von einer Vielzahl an Faktoren beeinflusst, die jedes Projekt einzigartig machen. Die Berücksichtigung dieser Faktoren ist entscheidend, um realistische und wettbewerbsfähige Preise festzulegen.

• Marktniveau & Wettbewerb: Ein grundlegender Faktor bei der Kalkulation ist das Marktniveau, das durch das allgemeine Preisgefüge in der Branche bestimmt wird. Benchmarking, also der Vergleich mit anderen Anbietern, hilft, den Wettbewerb zu verstehen und den eigenen Preisrahmen festzulegen. 
• Qualifikationsniveau der Mitarbeitenden: Das Fachwissen und die Erfahrung der Mitarbeiter spielen eine wesentliche Rolle bei der Preisgestaltung. Seniorität und Spezialisierung in bestimmten Technologien oder Geschäftsbereichen rechtfertigen in der Regel höhere Stundensätze. Fachlich hochqualifizierte Experten mit speziellen Kenntnissen sind in der Regel teurer, bieten jedoch auch einen Mehrwert, der die Preisgestaltung beeinflusst.
• Komplexität und Dauer des Projekts: Projekte, die komplexer sind oder eine längere Dauer haben, erfordern eine differenziertere Kalkulation. Hier müssen zusätzliche Kosten für Planung, Koordination und möglicherweise längere Arbeitszeiten berücksichtigt werden. Eine genaue Abschätzung des Projektrisikos und der notwendigen Ressourcen ist daher von großer Bedeutung.
• Kundenbranche & Budgetverfügbarkeit: Die Branche des Kunden sowie das verfügbare Budget beeinflussen die Preisgestaltung erheblich. Kunden aus unterschiedlichen Sektoren haben oft verschiedene Budgetrahmen und Zahlungsbereitschaften, die bei der Kalkulation berücksichtigt werden müssen.
• Vertragsmodell: Das Vertragsmodell hat einen wesentlichen Einfluss auf die Kalkulation. Bei einem „Time & Material“-Modell werden die Kosten auf Basis des tatsächlichen Arbeitsaufwands berechnet, während bei einem Festpreis-Modell der Preis im Voraus vereinbart wird, unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit. Beim Outcome-based Pricing hingegen wird der Preis an den erzielten Ergebnissen ausgerichtet, was eine präzise Definition der Zielergebnisse erfordert.
• Auslastung & interne Kapazitäten: Die interne Kapazität des Unternehmens beeinflusst ebenfalls die Preisgestaltung. Eine hohe Auslastung kann zu höheren Preisen führen, da eine begrenzte Verfügbarkeit den Wert der Dienstleistung steigert. Umgekehrt kann eine geringere Auslastung zu günstigeren Preisen führen, um die Kapazitäten optimal zu nutzen.

Stundensatz-Modelle richtig berechnen  

Die Berechnung des richtigen Stundensatzes ist ein zentraler Bestandteil der IT-Dienstleistungskalkulation. Der Ziel-Stundensatz sollte nicht nur die direkten und indirekten Kosten abdecken, sondern auch eine angemessene Gewinnmarge einbeziehen. Eine gängige Formel zur Berechnung lautet:

Zielumsatz + Gemeinkosten + Gewinn = Ziel-Stundensatz

Diese Formel hilft dabei, sicherzustellen, dass der berechnete Stundensatz sowohl die Betriebskosten als auch die gewünschten Gewinne abdeckt. Dabei ist es wichtig, alle relevanten Kosten zu berücksichtigen, von den Löhnen der Mitarbeiter über Lizenzgebühren bis hin zu allgemeinen Verwaltungskosten.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung:

Nehmen wir an, ein Unternehmen möchte 100.000 Euro Umsatz pro Jahr erzielen. Die jährlichen Gemeinkosten betragen 50.000 Euro, und eine Gewinnmarge von 20 % wird angestrebt. Um den erforderlichen Stundensatz zu berechnen, gehen wir davon aus, dass 1.000 Stunden im Jahr für die Dienstleistung aufgewendet werden:

• Zielumsatz: 100.000 €
• Gemeinkosten: 50.000 €
• Gewinn: 20 % von 100.000 € = 20.000 €

Das ergibt eine Gesamtsumme von 170.000 €, die durch 1.000 Stunden geteilt wird, was einen Ziel-Stundensatz von 170 €/h ergibt.

Im Vergleich dazu kann ein interner Stundensatz in einer IT-Abteilung deutlich niedriger sein, da hier keine externen Marktkosten wie z. B. Akquisitionsaufwand berücksichtigt werden. Auch das Leistungsspektrum innerhalb des Unternehmens kann variieren, was zu einer differenzierten Preisgestaltung führt.

Die Aufschlüsselung nach verschiedenen Rollen wie Consulting, Entwicklung, Support oder Projektleitung ist ebenfalls wichtig. Senior Consultants verlangen höhere Sätze als Support-Mitarbeiter oder Junior-Entwickler, was die Kalkulation weiter verfeinert.

IT-Kostenverrechnungsmodelle im Unternehmen

Die IT-Kostenverrechnung innerhalb eines Unternehmens spielt eine wichtige Rolle, insbesondere wenn die IT-Abteilung als interner Dienstleister fungiert. Die Wahl des richtigen Verrechnungsmodells sorgt nicht nur für eine faire und transparente Abrechnung, sondern auch für eine optimale Nutzung der IT-Ressourcen. Tools wie Cove Data Protection bieten eine effiziente Möglichkeit, Datensicherungskosten in die Verrechnung einzubeziehen, um eine transparente Kostenstruktur zu gewährleisten. Es gibt verschiedene Modelle zur Verrechnung der IT-Dienstleistungen, die sich je nach Unternehmensgröße, Komplexität und spezifischen Anforderungen unterscheiden.

• Verrechnung pro Nutzer/Abteilung: Bei diesem Modell werden die IT-Kosten auf der Grundlage der Anzahl der Nutzer oder Abteilungen im Unternehmen verteilt. Jeder Nutzer oder jede Abteilung zahlt einen festen Betrag, der die durchschnittlichen IT-Kosten abdeckt. Dies ist ein einfaches Modell, das sich gut für kleinere bis mittlere Unternehmen eignet.
• Servicebasierte Verrechnung: Hierbei werden IT-Dienstleistungen auf Basis des erbrachten Servicevolumens abgerechnet, z. B. pro Ticket, pro Projekt oder pro Stunde. Dieses Modell ist besonders nützlich, wenn es um projektbasierte Arbeiten oder Support-Anfragen geht, da die Abrechnung direkt an den erbrachten Leistungen orientiert ist.
• Pauschalen für Standardservices: Bei diesem Ansatz werden Pauschalpreise für bestimmte, regelmäßig benötigte IT-Services festgelegt, z. B. für Software-Updates oder die Bereitstellung von IT-Support. Pauschalen bieten eine hohe Planbarkeit und Transparenz für beide Seiten.

Ein wesentlicher Bestandteil dieser Modelle ist die Transparenz. Durch die Einführung von IT-Service-Katalogen und Leistungsverzeichnissen wird es für die Abteilungen und das Management einfach, die erbrachten Leistungen und die entsprechenden Kosten nachzuvollziehen. Eine zusätzliche Verknüpfung mit KPIs (Key Performance Indicators) und einer SLA-Berichterstattung (Service Level Agreements) ermöglicht es, die Qualität und Effizienz der IT-Dienstleistungen regelmäßig zu überwachen und gegebenenfalls anzupassen.

Typische Kalkulationsfehler & wie man sie vermeidet

Fehler bei der Kalkulation von IT-Dienstleistungen können schnell zu Rentabilitätsverlusten führen. Es gibt mehrere häufige Stolpersteine, die vermieden werden sollten.

Zu niedrige Stundensätze

Ein häufiger Fehler ist, dass nicht alle relevanten Kosten, wie Verwaltung, Infrastruktur oder Lizenzen, in den Stundensatz eingerechnet werden. Das führt zu Preisen, die nicht ausreichen, um die tatsächlichen Ausgaben zu decken. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, sämtliche direkten und indirekten Kosten zu berücksichtigen.

Keine Trennung zwischen produktiver und unproduktiver Zeit

Oft wird nur die Zeit erfasst, die direkt mit der Leistungserbringung verbunden ist. Unproduktive Zeiten, wie etwa interne Meetings oder administrative Aufgaben, bleiben unberücksichtigt. Eine präzise Zeiterfassung und die Berücksichtigung aller Arbeitszeiten sind daher entscheidend, um realistische Preise zu kalkulieren.  

Fehlender Risikoaufschlag oder Projektpuffer

Projekte können unerwartete Herausforderungen mit sich bringen, die zusätzliche Kosten verursachen. Häufig wird vergessen, einen Risikoaufschlag oder einen Projektpuffer in die Kalkulation einzubeziehen. Ein Puffer von 10–20 % sollte eingeplant werden, um unvorhergesehene Kosten abzudecken.

Projektverzögerungen ohne Nachkalkulation

Verlängert sich ein Projekt unerwartet, werden zusätzliche Arbeitsstunden häufig nicht korrekt nachkalkuliert. Es ist wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob zusätzliche Stunden benötigt werden und diese gegebenenfalls nachträglich abzurechnen.

„Freundschaftspreise“ bei Bestandskunden

Auch bei Bestandskunden sollte keine pauschale Rabattierung ohne wirtschaftliche Prüfung erfolgen. Auch hier sollte die Kalkulation sorgfältig durchgeführt werden, um Rentabilitätsverluste zu vermeiden.

Tools & digitale Hilfsmittel zur IT-Kalkulation

Die Verwendung von Tools zur Kalkulation und Zeiterfassung ist ein wichtiger Schritt, um eine präzise und effiziente Preiskalkulation von IT-Dienstleistungen zu gewährleisten. Zahlreiche Softwarelösungen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Kosten genau zu erfassen und transparent zu machen.

Kalkulations- und Zeiterfassungstools oder auch klassische Excel-Vorlagen bieten eine einfache Möglichkeit, Stunden zu erfassen, Ressourcen zu planen und die Kostenentwicklung während eines Projekts nachzuvollziehen. Diese Tools ermöglichen eine detaillierte Übersicht der Arbeitszeiten, wodurch die Basis für eine präzise Kalkulation geschaffen wird.

Projektcontrolling-Software, die in CRM- oder ERP-Systeme integriert werden kann, erleichtert die Überwachung und Steuerung von Projekten. Durch die Verknüpfung dieser Systeme wird eine nahtlose Erfassung der Projektkosten und -zeiten gewährleistet, was die Planungsgenauigkeit erhöht und gleichzeitig die Effizienz steigert.

Die Vorteile dieser digitalen Hilfsmittel sind vor allem die Automatisierung, Nachvollziehbarkeit und eine verbesserte Planungsgenauigkeit. Sie ermöglichen es auch, komplexe Projekte mit mehreren Beteiligten effizient zu managen.

Bei der Einführung solcher Tools im MSP- oder IT-Team ist es wichtig, klare Prozesse zu definieren und die Mitarbeiter gründlich zu schulen. Dies stellt sicher, dass die Tools korrekt genutzt werden und die erfassten Daten für die Kalkulation und Projektsteuerung von höchster Genauigkeit sind.

Fazit & Handlungsempfehlungen

Eine fundierte Kalkulation von IT-Dienstleistungen ist die Grundlage für die Rentabilität eines Unternehmens und spielt eine entscheidende Rolle für nachhaltiges Wachstum sowie das Vertrauen der Kunden. Nur durch realistische und transparente Preisgestaltung können Unternehmen ihre Dienstleistungen wirtschaftlich erfolgreich anbieten und sich im Wettbewerb behaupten.

Unsere Empfehlung: Definieren Sie Ihre Services klar und setzen Sie realistische Preise, die auf einer transparenten Kostenstruktur basieren. So können Sie sicherstellen, dass alle Kosten gedeckt sind und gleichzeitig eine angemessene Gewinnspanne erzielt wird.

Ein wichtiger Tipp: Überprüfen Sie Ihre Kalkulation regelmäßig und nutzen Sie Lessons Learned aus abgeschlossenen Projekten, um Ihre Preisgestaltung kontinuierlich zu optimieren. So bleiben Sie flexibel und können sich an veränderte Marktbedingungen anpassen.